Na targach, konferencji czy wydarzeniu promocyjnym stolik może wydawać się jednym z najmniej istotnych elementów ekspozycji.

Nie zajmuje dużo miejsca. Nie przyciąga uwagi tak jak duża ścianka czy podświetlany kaseton. Nie jest też elementem, który zwykle znajduje się na początku listy zakupowej przy planowaniu stoiska.

A jednak to właśnie przy nim bardzo często zaczyna się rozmowa.

Odwiedzający podchodzi po katalog, próbkę produktu albo dodatkową informację. Pracownik marki prezentuje ofertę, odpowiada na pytania i nawiązuje pierwszy kontakt.

Dlatego stolik eventowy nie jest tylko meblem. Jest jednym z punktów, w których marka spotyka się bezpośrednio z odbiorcą.

Punkt kontaktu, który musi działać w różnych warunkach

W przypadku mobilnej ekspozycji problem wydaje się prosty: potrzebujemy stolika, który można zabrać na event.

W praktyce szybko pojawiają się kolejne pytania.

Czy będzie wykorzystywany tylko na targach, czy również podczas konferencji, degustacji i akcji promocyjnych? Co będzie się na nim znajdować? Jak często będzie transportowany? Czy grafika ma być stała, czy zmieniana wraz z kolejnymi kampaniami?

To właśnie odpowiedzi na te pytania powinny decydować o wyborze rozwiązania.

Nie ma jednego stolika eventowego, który będzie najlepszy dla każdej marki i każdego wydarzenia.

Dlatego zamiast zaczynać od wyglądu produktu, warto zacząć od sposobu jego użytkowania.

Co powinien zapewniać mobilny stolik eventowy?

W przypadku regularnie wykorzystywanej ekspozycji liczy się więcej niż sam wygląd.

Stolik powinien być przede wszystkim funkcjonalny dla zespołu, który będzie przy nim pracował.

Potrzebne może być miejsce na:

• katalogi i materiały informacyjne,
• próbki produktów,
• tablet lub komputer,
• gadżety,
• formularze,
• materiały potrzebne podczas obsługi klientów.

Jednocześnie konstrukcja powinna być dostosowana do transportu i wielokrotnego montażu.

To szczególnie istotne wtedy, gdy jeden stolik ma obsługiwać wiele wydarzeń w różnych miejscach.

Im częściej konstrukcja podróżuje, tym większe znaczenie mają jej mobilność, sposób składania i wygoda transportu.

Ten sam stolik nie musi wyglądać tak samo na każdym evencie

Jednym z największych atutów mobilnej ekspozycji jest możliwość wykorzystania jej ponownie.

Ale kolejne wydarzenia często oznaczają również kolejne komunikaty.

Na jednym evencie marka może promować konkretny produkt. Na kolejnym prowadzić akcję sezonową, a podczas następnego prezentować zupełnie nową ofertę.

Dlatego grafika nie powinna być traktowana jako element przypisany do konstrukcji na stałe.

Wymienny wydruk pozwala wykorzystać tę samą konstrukcję przy wielu różnych kampaniach.

To prosty sposób na zwiększenie elastyczności całego rozwiązania.

Konstrukcja zostaje, a komunikacja może się zmieniać.

Widoczność zaczyna się od spójnego brandingu

Stolik znajduje się zwykle w miejscu, w którym odbywa się bezpośrednia rozmowa z klientem. Warto więc wykorzystać jego powierzchnię nie tylko funkcjonalnie, ale również komunikacyjnie.

Logo, kolorystyka marki, hasło kampanii czy grafika produktu sprawiają, że stolik staje się częścią ekspozycji, a nie przypadkowym elementem wyposażenia.

Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy stolik jest częścią większego stanowiska.

Ścianka, kaseton, stolik i pozostałe elementy powinny tworzyć spójną całość. Nie oznacza to jednak, że każdy z nich musi komunikować dokładnie to samo.

Każdy element może pełnić inną funkcję, ale wszystkie powinny prowadzić odbiorcę w stronę marki.

Różne wydarzenia, różne potrzeby

Wybór konstrukcji warto uzależnić od tego, gdzie i w jaki sposób będzie wykorzystywana.

Targi i konferencje

Tutaj stolik często pełni funkcję miejsca rozmów. Ważna jest stabilność, wygodny blat oraz przestrzeń na materiały, które zespół wykorzystuje podczas spotkań.

Degustacje i akcje promocyjne

W takich sytuacjach liczy się przede wszystkim funkcjonalność stanowiska. Przydatna może być dodatkowa przestrzeń do przechowywania materiałów lub produktów oraz konstrukcja, którą łatwo przenieść w inne miejsce.

Eventy i ekspozycje, na których liczy się widoczność

Jeżeli stolik ma być jednym z bardziej widocznych punktów stanowiska, warto rozważyć rozwiązanie z podświetlaną grafiką.

Światło może pomóc wyróżnić logo, produkt lub komunikat kampanii, szczególnie w dużej przestrzeni targowej czy eventowej.

Co zmienia się, kiedy stolik zaczyna pracować regularnie?

Jednorazowy event i kilkanaście wydarzeń w roku to dwa zupełnie różne scenariusze.

Przy sporadycznym wykorzystaniu najważniejszy może być wygląd i dopasowanie do konkretnej ekspozycji.

Przy regularnych wyjazdach rośnie znaczenie innych parametrów:

mobilności, szybkości montażu, trwałości, możliwości wymiany grafiki i wygody transportu.

To właśnie tutaj widać różnicę między rozwiązaniem przygotowanym na jedno wydarzenie a konstrukcją, która ma być wykorzystywana przez dłuższy czas.

Jeżeli stolik ma regularnie podróżować między targami, konferencjami i eventami, powinien być projektowany z myślą o całym cyklu użytkowania, a nie tylko o pierwszym rozstawieniu.

Od czego zacząć wybór?

Przed zamówieniem warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań:

Gdzie stolik będzie wykorzystywany?

Targi, konferencje, galerie handlowe, degustacje czy eventy firmowe stawiają przed nim różne wymagania.

Co będzie działo się przy stoliku?

Rozmowy z klientami, prezentacje, degustacje czy dystrybucja materiałów wymagają innej organizacji stanowiska.

Jak często będzie transportowany?

Im więcej wydarzeń i lokalizacji, tym ważniejsze stają się mobilność oraz wygoda składania i przewożenia.

Czy grafika będzie się zmieniać?

Jeżeli stolik ma służyć wielu kampaniom, warto wybrać rozwiązanie pozwalające na wymianę wydruku.

Czy będzie częścią większej ekspozycji?

Jeżeli tak, jego wygląd i sposób brandowania powinny być spójne z pozostałymi elementami stanowiska.

Mały format, ważna funkcja

Stolik eventowy nie jest największym elementem stoiska.

Ale bardzo często znajduje się dokładnie tam, gdzie zaczyna się najważniejsza część eventu – bezpośredni kontakt z klientem.

Dlatego warto patrzeć na niego nie jak na dodatkowy mebel, ale jak na mobilny punkt kontaktu z marką.

Dobrze dobrana konstrukcja powinna odpowiadać na realny sposób pracy zespołu, być gotowa na wielokrotny transport i pozwalać marce zmieniać komunikację wraz z kolejnymi wydarzeniami.

Bo dobry stolik eventowy nie powinien być rozwiązaniem na jeden event.

Powinien być gotowy na następny. I kolejny.